Met een leeg hoofd op vakantie

Met een leeg hoofd op vakantie, met overzicht weer terug aan het werk; Hoe kan ik dat bereiken?

Hoe ga jij deze zomer op vakantie…..en hoe kom je terug? Ben je de eerste dag van je vakantie nog bezig met allerlei dingen die op je werk spelen?
En als je terug komt? Duurt het een paar weken voor je het gevoel van overzicht weer hebt? Bijvoorbeeld omdat het je nog weken kost om door de enorme hoeveelheid mails heen te komen. Wil je dat anders? Dan is het nu tijd om actie te ondernemen!

Veel van mijn klanten herkennen zich in het geschetste beeld. Op de laatste dag vóór de vakantie worden ze de hele dag geleefd door allerlei vragen die hun collega’s of opdrachtgevers nog snel voor de vakantie willen stellen.
Hoe kun je daar verandering in brengen? Hieronder beschrijf ik een aantal acties die je kunt ondernemen om ´opgeruimd´ je vakantie te beginnen én daarna weer plezierig

Met een leeg hoofd vertrekken omdat alles is geregeld?

  • Maak een week vóór vertrek een planning van je laatste week. Reserveer in je agenda een uur om deze de laatste werkweek te gaan plannen. Welke projecten en klussen moeten deze week nog afgerond? Welke collega’s wil je nog spreken om zaken over te dragen? Geef ze tijd in je agenda in je laatste werkweek door er blokken voor in te ruimen.
  • Een tweede aandachtspunt is de wijze waarop je over je naderende vakantie communiceert.
    Wanneer een maandag je eerste vakantiedag is, heb je grote kans dat de vrijdag ervoor nog door iedereen benut wordt om jou op de valreep te benaderen.
    Geef daarom door dat je bereikbaar bent tot 1 dag voor je laatste werkdag. O.a door dit onder aan je emails te vermelden
  • En blok je laatste werkdag in je agenda om de hele dag te kunnen werken aan het afronden van je projecten en klussen. Doe dit indien mogelijk (gedeeltelijk) thuis, zodat je die dag niet gestoord wordt.

Snel overzicht na thuiskomst

En dan het moment bij terugkomst na je vakantie:

  • Wanneer je op een maandag weer wilt gaan beginnen, communiceer dan dat je op de dinsdag weer begint. Dit kan o.a. met je ‘afwezigheidsassistent’ via je emailprogramma. Dit geeft je de mogelijkheid om de eerste dag vrij te houden om orde op zaken te stellen en met overzicht te starten
  • De eerste werkdag na je vakantie ´blok´ je nu alvast helemaal. Hoe je dat blok gaat noemen hangt van jouw voorkeur af. Sommigen benoemen hem nog als vakantie. Anderen reserveren hem als: ‘tvoc’ (tijd voor overzicht creëren). Laat je creativiteit maar los op hoe je deze eerste werkdag benoemt, maar blok hem!
  • En waarmee ga je dan beginnen, op de eerste werkdag? Bijna iedereen start met het lezen van de mail. Vraag je af of je dit echt wilt. Is het niet zinvoller om eerst eens te kijken naar je lopende projecten?
  • Wanneer je aan de mail begint; hoe doe je dat dan?

Wanneer je je inbox opent ga je als volgt te werk; Klik de bovenste mail aan en beslis:
Is het een mail voor jou of is hij voor een collega?
Is hij voor jou en is het een korte actie; doe hem direct en sla de mail daarna op als je hem nog wilt archiveren.
Is het een actie die langer tijd vraagt, sleep de mail naar de takenlijst
Is het een mail die geen actie vraagt van jou?
  · sla hem op in een (digitale) archiefmap als je hem wilt bewaren
  · stuur hem door naar een collega
  · gooi hem weg
Wanneer je zo alle mails hebt doorgenomen en een beslissing hebt genomen over elke mail, is je inbox dus leeg. Dat wil niet zeggen dat je alle mails al hebt ’gedaan’, wel dat je hebt besloten over wie de eigenaar is. En als jij de eigenaar bent en de mail meer tijd kost dan 5 minuten, dan staat hij in de takenlijst, met een datum eraan gekoppeld wanneer jij de volgende stap wilt zetten. Of je kunt hem direkt in je agenda plannen.

Vanuit de takenlijst kun je vervolgens de acties uit mails gaan inplannen in je agenda door er tijd voor te ’blokken’.

Soms kan het handig zijn je antwoorden per mail nog niet direct te verzenden. Jouw antwoorden zullen ook weer een stroom aan mail genereren. Sla ze zo lang op en verzend ze later, op het eind van je eerste werkdag.

Ik wens je alvast een leeg hoofd op de eerste dag van je vakantie en het gevoel van overzicht aan het eind van je eerste werkdag. En daar tussen in een super vakantie!